Hệ Thống xếp hàng tự động QMS

Hệ Thống Xếp Hàng Tự Động

Phần Lợi Ích:
Việc ứng dụng Hệ thống QMS tạo ra môi trường làm việc văn minh, hiện đại và tính chuyên nghiệp tại các khu giao dịch; không còn tình trạng ùn tắc, chen lấn mất trật tự của khách hàng. Khách hàng luôn thoải mái, thư giãn khi chờ đến lượt giao dịch. Bên cạnh đó, QMS còn giúp tiết kiệm thời gian cho cả đơn vị áp dụng và khách hàng. Từ đó nâng cao năng suất làm việc nhưng không tạo áp lực cho nhân viên. Lãnh đạo đơn vị có thể theo dõi tình trạng giao dịch; nắm rõ tần suất làm việc, mức độ chuyên cần của từng nhân viên thông qua Hệ thống báo cáo chi tiết.
Một số lợi ích khi áp dụng QMS:
 Đối với khách hàng:
– Khách hàng dự kiến được thời gian đến lượt giao dịch nên có thể chủ động giải quyết các công việc riêng tư như làm việc, giải trí trên màn hình LCD vừa tích hợp hiển thị thông tin xếp hàng.
– Khách hàng không phải nộp hồ sơ trước để xếp hàng nên hoàn toàn yên tâm, thoải mái, không sợ bị chen ngang, mất lượt, mất chứng từ, thất lạc chứng từ hoặc lộ thông tin, tạo cảm giác thoải mái, thư giãn, an toàn và tin cậy cho khách hàng.
– Được phục vụ công bằng, ai đến trước lấy phiếu thứ tự sẽ được phục vụ trước. Giảm tối đa thời gian chờ đợi của khách hàng.
– Khách hàng có thể nhắn tin lấy số thứ tự qua tin nhắn điện thoại, sẽ nhận thông báo tình trạng xử lý hồ sơ và khoảng thời gian chờ đợi đến lượt giao dịch qua tin nhắn phúc đáp (tính năng mở rộng).
– Khách hàng (người dân) có thể đánh giá chất lượng phục vụ của nhân viên giao dịch qua hệ thống ghi nhận đánh giá chất lượng giao dịch của nhân viên giao dịch
 Đối với nhân viên giao dịch:
– Làm việc nhanh chóng, thoải mái hơn do mỗi lần nhân viên giao dịch chỉ làm việc với một khách hàng, vì vậy ít xảy ra sai sót, tâm lý vui vẻ, niềm nở tiếp xúc với khách hàng. Qua đó tạo hình ảnh đẹp, tăng uy tính của đơn vị.
– Tối ưu công việc của nhân viên vì hệ thống tự động phân đều khách hàng tại các quầy có cùng nghiệp vụ.
– Thuận tiện trong việc mời khách hàng đến giao dịch chỉ bằng một phím bấm để hệ thống tự động gọi khách hàng.
– Dễ dàng ngưng thực hiện giao dịch, rời vị trí làm việc (chẳng hạn như đi xin ý kiến cấp trên, việc cá nhân…) mà không làm cho khách hàng khó chịu.
– Nắm rõ số lượng khách hàng chờ hiện tại, ước lượng thời gian để dừng phát phiếu thứ tự nhằm tránh tình trạng phát phiếu nhiều nhưng không giải quyết hết.
– Nâng cao năng suất làm việc: Do không tiếp những khách hàng chen ngang lượt hoặc khách hàng chưa hoàn tất hồ sơ.
 Đối với ban lãnh đạo:
– Giám sát được tình trạng giao dịch hiện thời tại các quầy giao dịch và của cả hệ thống thông qua mạng máy vi tính.
– Đánh giá được tình hình giao dịch, thời lượng giao dịch của từng nghiệp vụ làm cơ sở đưa ra giải pháp phát triển hoặc điều chỉnh quy trình hoạt động cho phù hợp.
– Đánh giá được mức độ chuyên cần, năng lực làm việc rất chi tiết của từng nhân viên.
– Xem, in báo cáo tình hình giao dịch tổng hợp hoặc chi tiết trong ngày, tuần, tháng, năm hoặc một khoảng thời gian bất kỳ theo từng nhân viên, theo dịch vụ hoặc theo quầy. Thời gian lưu trữ để báo cáo của hệ thống có thể lên đến 3 năm.
– Có thể xem Báo cáo đánh giá chất lượng phục vụ của các nhân viên tại phòng giao dịch thông qua phần mềm quản lý.
– Giảm bớt mật độ khách chờ tại sảnh giao dịch do có tính năng ước lượng thời gian giao dịch qua tin nhắn ngoài ra đối với khách hàng nhận hồ sơ chỉ tới sảnh giao dịch khi đã biết hồ sơ hoàn tất.
Phần HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG

1. Lấy phiếu thứ tự:
Khách hàng đến giao dịch sẽ tự lấy một phiếu thứ tự tại điểm cấp phiếu. hoặc Khách hàng có thể nhắn tin lấy số thứ tự qua tin nhắn điện thoại, sẽ nhận thông báo tình trạng xử lý hồ sơ với khoảng thời gian chờ đợi đến lượt giao dịch qua tin nhắn phúc đáp Trên phiếu thứ tự hoặc Tin nhắn phúc đáp có những thông tin như số thứ tự, loại dịch vụ, thời gian chờ trung bình. Với phiếu hoặc tín nhắn này, khách hàng có thể biết được khoảng thời gian bao lâu nữa đến lượt mình.

2. Chờ đến lượt giao dịch:
Khách hàng ngồi chờ tại sảnh, đến lượt giao dịch của mình. Hệ thống sẽ tự động mời số thứ tự và hướng dẫn đến đúng quầy giao dịch thông qua hệ thống âm thanh, theo dõi số thứ tự qua bảng điện tử hoặc màn hình hiển thị LCD có thể vừa hiển thị số thứ tự giao dịch, vừa hiển thị được các đoạn video clip giải trí hoặc hiển thị các thông báo, công văn, văn bản pháp luật, lịch làm việc của cơ quan một cách linh động. Ngoài ra khách hàng có thể thư giãn, giải trí vvv…
3. Giao dịch:
Khi hệ thống mời số thứ tự, khách hàng nhìn vào bảng điện tử để biết hướng đi đến quầy, đồng thời tại quầy cũng hiển thị số thứ tự vừa gọi cho khách hàng đến giao dịch. Sau khi giao dich, Khách hàng (người dân) có thể đánh giá về chất lượng phục vụ của nhân viên giao dịch qua hệ thống ghi nhận đánh giá nhân viên giao dịch.
Trang bị hệ thống xếp hàng tự đông hiệu GPRO, Quý đơn vị hoàn toàn yên tâm về hiệu quả công việc, thể hiện cung cách phục vụ tốt nhất đến khách hàng của mình.